GymVibes es el sistema de cobro de cuotas para gimnasios desarrollado en Argentina: registrás cada pago en segundos, por el medio que sea, y el sistema se encarga de lo que hoy hacés a mano. Vencimientos al día, socios vencidos detectados en la puerta, factura electrónica ARCA y un número que siempre cierra: cuánto entró y cuánto falta cobrar.
Lo que se pierde cobrando con planilla y WhatsApp
En la mayoría de los gimnasios chicos el cobro funciona de memoria. Alguien anota en un cuaderno o en un Excel, otro recibe una transferencia por WhatsApp y se olvida de registrarla, y a fin de mes nadie sabe con certeza quién pagó.
- Socios que entran con la cuota vencida porque en recepción nadie tiene el dato a mano.
- Cuotas que nadie reclama: el socio no avisa, el gimnasio no pregunta y la deuda se acumula.
- Pagos que no coinciden: transferencias sin comprobante, efectivo sin registrar, MercadoPago que nadie controla.
- Un cierre de mes a ciegas: sabés lo que hay en la cuenta, pero no cuánto deberías haber cobrado.
Cobrá como pague cada socio, todo en un solo lugar
Cada socio paga como le resulta más cómodo y vos lo ves todo junto, con comprobante.
Efectivo y transferencia
Registrás el pago desde el mostrador en dos clics. Queda guardado con monto, fecha, medio de pago y quién lo cobró.
MercadoPago
Le mandás al socio un link de pago o lo adherís al débito automático: con la suscripción de MercadoPago tenés cobros automáticos: la cuota se cobra sola todos los meses. Desde el sistema controlás qué se acreditó de verdad.
Desde la app del socio
El socio ve su membresía, los días que le quedan y su historial de pagos, y puede pagar y renovar desde el celular.
El vencimiento se actualiza solo
Cuando marcás un cobro como pagado, la fecha de vencimiento del socio se extiende sola. No hay segundo paso ni planilla que actualizar. Si un socio tiene más de una actividad, cada inscripción lleva su propio vencimiento, así que nunca se mezclan.
Y ese dato llega a la puerta: cuando el socio hace check-in con su QR o lo buscás en recepción, el sistema te muestra al instante si puede entrar, está vencido o tiene deuda. Se terminan las discusiones en el mostrador.
Avisos de vencimiento automáticos
El socio recibe el aviso de que se le vence la cuota por notificación push, por email o por los dos, sin que vos hagas nada. Vos elegís el canal y con cuántos días de anticipación sale el aviso. Además, el socio ve en su app cuántos días le quedan, así que la renovación deja de depender de que alguien se acuerde de avisar.
Y si un socio ya se venció, desde la app del dueño le mandás un mensaje a todos los vencidos en dos toques, por push, por mail o por los dos, ahora o programado.
Si en tu gimnasio la morosidad es un problema, en la guía para gestionar socios morosos te contamos cómo encararlo sin perder al socio.
Factura electrónica ARCA y recibos en PDF
Facturás desde el mismo lugar donde cobrás, sin pasar los datos a otro sistema.
- Factura electrónica ARCA emitida desde GymVibes.
- Facturación por lote: emitís todo el mes de una vez, en lugar de factura por factura.
- Recibo en PDF descargable de cualquier pago.
- El monto facturado ya viene con el descuento aplicado, como corresponde.
Si tenés dudas sobre qué tipo de factura te corresponde, te lo explicamos en facturación electrónica para gimnasios.
Control de pagos de MercadoPago: qué se acreditó de verdad
Una pantalla muestra los pagos de MercadoPago tal como figuran en tu cuenta, para que compares lo que se cobró con lo que realmente se acreditó. Si hace falta, devolvés un pago desde ahí mismo. Para ver cómo conectarlo paso a paso, leé cómo integrar Mercado Pago en tu gimnasio.
El cierre de mes, ordenado
El momento en que más plata se escapa es el cambio de mes. GymVibes lo ordena con tres herramientas:
Renovaciones
Una pantalla con quién renovó, quién falta, quién se va y quién está esperando un lugar. Cobrás o das de baja socio por socio, por actividad o por persona.
Confirmaciones de continuidad
Le preguntás a un grupo de socios si siguen el mes que viene, por notificación o email. Responden con un toque: confirman, pagan, reservan su lugar o avisan que no siguen.
Lista de espera
Cuando alguien no renueva y se libera un cupo, el sistema avisa a los que estaban esperando. El primero que paga se queda con el lugar.
Y si tenés que actualizar la cuota por inflación, el aumento masivo sube todos los planes y tarifas de una vez, por porcentaje o monto fijo.
Cuánto facturaste, en tiempo real
El historial de pagos tiene filtros por estado, medio de pago y fecha, con un totalizador que te dice cuánto entró. Cada cobro queda con quién lo registró, cuándo y por qué concepto. Eso hace que los reportes sean confiables y que, si algún día tenés más de una persona en recepción, sepas exactamente qué cobró cada una.
Cómo empezar a cobrar con GymVibes
Cargá tus socios
Los importás desde tu Excel en minutos o los das de alta uno por uno.
Definí tus planes
Cuánto sale cada actividad y cada frecuencia. El sistema arma los planes solo.
Registrá el primer pago
Desde ese momento, los vencimientos y las alertas trabajan por vos.
Cobrar con planilla vs. cobrar con GymVibes
| Situación | Con planilla y WhatsApp | Con GymVibes |
|---|---|---|
| Un socio paga | Anotás en el Excel y actualizás la fecha a mano | Registrás el pago y el vencimiento se actualiza solo |
| Llega un socio vencido | Entra, porque nadie lo sabe | El check-in te avisa en el momento |
| Se acerca el vencimiento | Mensajes de WhatsApp uno por uno | Aviso automático por push o email, con los días que elijas |
| Pagos por MercadoPago | Pedís capturas de pantalla | Link de pago, débito automático y control de lo acreditado |
| Facturación del mes | Una factura por vez en otro sistema | Factura ARCA por lote desde el mismo lugar |
| Cierre de mes | Sumar a mano y esperar que cierre | Totalizador y reportes en tiempo real |
Incluido en todos los planes
El cobro de cuotas, la factura electrónica ARCA y el control de MercadoPago vienen en todos los planes de GymVibes, con precio fijo mensual y sin cargo por cantidad de socios. Podés probarlo 30 días gratis, sin tarjeta de crédito y sin permanencia. Ver precios.
Preguntas frecuentes sobre el cobro de cuotas
¿Qué medios de pago puedo registrar?
Efectivo, transferencia bancaria y MercadoPago. Todos quedan registrados en el mismo historial, con fecha, monto, medio de pago y quién hizo el cobro.
¿Los socios reciben un aviso antes de que se venza la cuota?
Sí. El aviso sale solo, por notificación push, por email o por los dos, con la cantidad de días de anticipación que vos configures. El socio también ve en su app cuántos días le quedan.
¿Puedo cobrar la cuota con débito automático?
Sí. El socio puede adherirse a la suscripción de MercadoPago y la cuota se le cobra automáticamente todos los meses, sin que tenga que acordarse de pagar.
¿Qué pasa si un socio con la cuota vencida quiere entrar?
Al hacer el check-in, el sistema muestra que está vencido o que tiene deuda, así recepción lo sabe en el momento y puede cobrarle antes de que entre.
¿Puedo emitir factura electrónica de ARCA?
Sí. Emitís la factura electrónica desde GymVibes, de a una o todo el mes por lote, y también podés descargar un recibo en PDF de cualquier pago.
¿Cómo se integra con MercadoPago?
Conectás tu cuenta de MercadoPago y podés enviarle al socio un link de pago o adherirlo al débito automático. Una pantalla de control te muestra qué se acreditó realmente y te permite devolver un pago si hace falta.
¿Puedo importar los socios que tengo en Excel?
Sí. Importás tu base de socios desde una planilla de Excel en minutos, sin cargarlos uno por uno.
¿Tiene costo extra por cantidad de socios?
No. GymVibes tiene precio fijo mensual: no cambia por cantidad de socios. El cobro de cuotas está incluido en todos los planes.